鄂温克族自治旗草原管理条例

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鄂温克族自治旗草原管理条例

内蒙古自治区人大常委会


鄂温克族自治旗草原管理条例


颁布日期:2001-11-21
实施日期:2001-11-21
颁布单位:内蒙古自治区人民代表大会常务委员会


【题注】 (2000年3月29日鄂温克族自治旗第九届人民代表大会第二次会议通过 2001年11月21日内蒙古自治区第九届人民代表大会常务委员会第二十七次会议批准)
【章名】 全文
第一条 为了加强草原的保护、管理、建设和合理利用,保护和改善生态环境,促进畜牧业发展,根据《中华人民共和国民族区域自治法》、《中华人民共和国草原法》、《内蒙古自治区草原管理条例》等法律法规和《鄂温克族自治旗自治条例》,结合自治旗实际,制定本条例。
第二条 本条例适用于自治旗行政区域内的一切草原。
第三条 自治旗人民政府畜牧业行政管理部门,负责自治旗行政区域内的草原管理工作。各苏木(乡、镇、矿区)畜牧业综合服务站,负责所辖区域内的草原管理工作。
自治旗草原监理站及其在各苏木(乡、镇、矿区)的草原监理员,负责所辖区域内的草原监理工作。
第四条 自治旗境内的草原,依法属于全民所有和劳动群众集体所有。
自治旗人民政府依法划拨给全民所有企业、事业单位和部队使用的草原,未开发利用的草原和其他不属于集体所有的草原,属于全民所有。
法律规定属于国家所有的以外,牧区集体经济组织使用的草原,属于劳动群众集体所有。
第五条 草原所有权确定后,要造册登记。属于全民所有的草原,由自治旗人民政府向使用者核发《草原使用证》,确认使用权;属于集体所有的草原,由自治旗人民政府核发《草原所有证》,确认草原所有权。
第六条 自治旗人民政府要依照有关法律法规和本条例的规定,本着有利于民族自治地方的经济建设,保护和照顾少数民族的生产和生活的原则,处理对同一地块同时发放草原所有证和林权证所引起的草原权属争议。自治旗人民政府的处理意见,要经自治区人民政府批准。
第七条 草原所有者,可以将草原划分承包给单位或者个人使用。承包草原,要由发包方同承包方依法签订草原承包合同,约定双方的权利、义务,明确保护、管理、建设和利用草原的责任,确认草原承包经营权。
集体所有的草原,由本集体经济组织的成员承包经营的,承包经营期限不少于三十年。
第八条 依法拥有的草原所有权、使用权和承包经营权受法律保护,任何单位和个人不得侵犯。
草原的承包经营权可以依照自治区有关规定流转。集体所有草原的承包经营权流转给本集体经济组织以外的单位或者个人的,由承包方和转包方共同向发包方提出申请,经嘎查村民会议三分之二以上成员或者三分之二以上嘎查村民代表同意,报苏木(乡、镇、矿区)人民政府批准;流转给自治区以外单位或者个人的,还须报自治旗人民政府批准。草原由本集体经济组织以外的单位或者个人转包经营的,其转包经营期限不得多于三十年。
禁止买卖和变相买卖草原。
第九条 依法改变草原权属,必须向自治旗草原主管部门提出申请,经自治旗人民政府批准,办理草原权属变更登记手续,更换草原所有权或者使用权证书。
第十条 有全民所有草原使用权的单位或者个人,有下列情况之一的,由自治旗人民政府依法收回使用权,注销《草原使用证》。
(一)使用草原的单位已经撤销或者迁出自治旗的;
(二)连续二年以上未使用该草原的;
(三)未经批准,擅自改变草原用途的;
(四)经自治旗草原监理部门鉴定,因利用不合理造成草原重度退化,在限期内未进行治理的。
转包经营集体所有草原的单位或者个人,有前款所列情况之一的,原草原承包人有权收回承包经营权,解除草原承包合同。
第十一条 自治旗实行草原有偿使用制度。自治旗草原有偿使用办法,由自治旗人民政府制定。
第十二条 自治旗和各苏木(乡、镇、矿区)人民政府,对本行政区域内的草原,应当全面勘测,制定保护、管理、建设和利用草原的总体规划,保障草原的生态平衡和永续利用。
对自治旗草原资源的重点调查,每3年进行一次,普查每10年进行一次。
第十三条 各苏木(乡、镇、矿区)人民政府要会同自治旗人民政府草原主管部门,对本行政区域内的草原,根据不同类型,不同年份,分别规定适宜的载畜量。
草原使用者和承包经营者要根据苏木(乡、镇、矿区)人民政府确定的载畜量,确定每年牲畜的饲养量和年末存栏量,实行以草定畜,做到草畜平衡。
因超载过牧,造成草原退化、沙化的,自治旗人民政府草原主管部门,应当责成草原使用者和承包经营者,采取禁牧、封育、轮牧、人工种草、建设草库伦等措施,恢复植被,同时,调剂处理牲畜,保持草畜平衡。
第十四条 自治旗人民政府应当加强牧草、饲料种子生产基地的建设,做好牧草、饲料种子的培育、交流、引进、驯化和推广工作。
第十五条 自治旗依法实行基本草牧场保护制度。
下列草牧场,应当确定为基本草牧场:
(一)打草场;
(二)人工、半人工草地;
(三)饲草饲料基地;
(四)牧草种子生产基地;
(五)畜牧业科研教学与试验示范基地;
(六)常年放牧用的天然草地。
依法退耕、还牧、还草的土地,符合前款规定的,应当确定为基本草牧场。
禁止任何单位和个人开垦基本草牧场。
第十六条 自治旗和各苏木(乡、镇、矿区)人民政府,应当制定优惠政策,鼓励草原所有者、使用者和承包经营者,进行各种形式的草原建设,扶持有条件的单位和个人承包经营边远草原和退化、沙化、盐渍化的草原。
第十七条 自治旗和苏木(乡、镇、矿区)人民政府,应当合理划定草原乡间道路,设立标志,加强管护。机动车辆不得离开道路行驶,碾压草原。
第十八条 严禁任何单位和个人违法开垦草原。因国家调整土地利用总体规划,需要开垦草原的,必须经自治旗人民政府草原主管部门和土地管理部门签署意见,由自治旗人民政府逐级上报至有批准权的人民政府审批。
第十九条 禁止在下列地区开垦草原:
(一)有效土层50厘米以下、无林网保护的易沙化地区;
(二)10°以上的坡地;
(三)年平均降水量不足350毫米且无灌溉设施的地区;
(四)主要牧道和牲畜饮水、舔碱的地区;
(五)权属有争议的地区。
第二十条 草原使用者和承包经营者,为了建设养畜、集约化经营和发展生态畜牧业,可以依据有关规定和统一规划,建立饲草、饲料基地。
第二十一条 在草原上新建、扩建、改建的各类项目,其建设项目的环境影响报告书,必须对建设项目可能产生的污染和对草原生态环境的影响作出评价,并规定防治的措施,按照法定的程序报经有关环境保护部门审查批准。
第二十二条 防止工业废水、废气、废渣和有毒物质污染草原,生活垃圾的堆放要有固定地点,并做好废弃物综合利用和污染物处理工作。
对已经造成草原污染的,自治旗人民政府环境保护主管部门,要依法责令排污单位和个人限期治理,并负责赔偿损失。
第二十三条 在草原上进行借场放牧、采集野生植物、勘探、施工、打井、开矿、采石、取沙、架线、铺设管道、兴建临时性生产设施等作业和活动,除必须遵守有关法律法规之外,还应当遵守下列规定:
(一)征得草原所有者、使用者和承包经营者的同意;
(二)领取自治旗人民政府草原主管部门核发的《临时作业许可证》,借场放牧、赶运牲畜的除外;
(三)按照有关规定,交纳草原养护费;
(四)在指定的时间、地点和范围作业,使用准许使用的工具;
(五)采取措施,保护草原植被,保护畜牧业生产和牧民生活设施。
第二十四条 国家建设征用集体所有草原的,由用地单位依法支付草原补偿费、附着物补偿费和安置补助费,其中,每一个需要安置的牧业人口的安置补助费标准,为所征用草原前5年平均年产值的8倍至15倍。
国家建设使用全民所有草原,使原使用单位和个人受到损失的,适用前款规定。
第二十五条 违反本条例规定,有下列行为之一的,由自治旗人民政府草原主管部门或受其委托的草原监理部门给予行政处罚,构成犯罪的,依法追究刑事责任。
(一)买卖或者非法转让草原的,责令停止违法行为,没收违法所得,并处以违法所得一倍至二倍的罚款。
(二)非法开垦草原或者拒不执行对已开垦草原限期退耕还草决定的,责令停止开垦,限期种植牧草,恢复植被,赔偿损失,并处以被开垦草原每公顷1500元至15000元罚款。
(三)违反本条例第二十三条规定,在草原上进行作业和活动的,责令停止违法活动,没收违法所得和作业工具,并处以被破坏草原每公顷2000元至30000元罚款。对因违法作业和活动,破坏沙地植被的,从重处罚。
(四)违反本条例第十三条第三款规定,超载过牧,造成草原退化、植被破坏的,责令停止超载过牧,限期改良草原、恢复植被,并处以被破坏草原每公顷400-4000元的罚款。
(五)非直接为草原建设和牧业生产服务的机动车辆,不按规定线路行驶,碾压草原的,责令赔偿损失,并处以每次100元至150元的罚款。
(六)违法占用、使用草原的,责令退还草原,没收或者拆除在违法征用、使用的草原上兴建的生产、生活设施,并处以违法征用、使用草原每公顷1500元至15000元的罚款。
第二十六条 草原管理、监理人员,在执行公务时,滥用职权,假公济私,贪污受贿,侵犯公民合法权益的,由所在单位或者其上级机关给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
第二十七条 自治旗人民政府,根据本条例制定实施细则。
第二十八条 本条例自公布之日起施行。
【名称】 内蒙古自治区人民代表大会常务委员会关于批准《鄂温克族自治旗草原管理条例》的决议
【题注】 (2001年11月21日内蒙古自治区第九届人民代表大会常务委员会第二十七次会议通过)
【章名】 全文
内蒙古自治区第九届人民代表大会常务委员会第二十七次会议决定,批准鄂温克族自治旗人民代表大会常务委员会报请批准的《鄂温克族自治旗草原管理条例》,由鄂温克族自治旗人民代表大会常务委员会公布施行。

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杭州市质监局关于印发《杭州市特种设备重点监控单位监督管理暂行办法》的通知

浙江省杭州市质量技术监督局


杭州市质监局关于印发《杭州市特种设备重点监控单位监督管理暂行办法》的通知

杭质特[2005]94号


各区、县(市)质量技术监督局(分局)、安监局:
  为加强对特种设备重大危险源的监督管理工作,预防重特大事故的发生,根据《中华人民共和国安全生产法》、国务院《特种设备安全监察条例》和省质量技术监督局《浙江省锅容管特重点监控单位监督管理若干意见》、杭州市安全生产监督管理局《杭州市重大危险源监督管理暂行办法》等有关法律法规,杭州市质量技术监督局,杭州市安全生产监督管理局制定了《杭州市特种设备重点监控单位监督管理暂行办法》,现印发给你们,请认真贯彻执行。

二〇〇五年四月十一日

附件一

杭州市特种设备重点监控单位
监督管理暂行办法

第一章 总则
第一条 为加强对特种设备重大危险源的监督管理工作,预防重、特大事故的发生,决定对特种设备重点使用单位实行重点监控。根据《中华人民共和国安全生产法》、国务院《特种设备安全监察条例》和省质量技术监督局《浙江省锅容管特安全重点监控单位监督管理工作若干意见》、杭州市安全生产监督管理局《杭州市重大危险源安全监督管理暂行办法》等有关法律、法规和规定,特制定《杭州市特种设备重点监控单位监督管理工作暂行办法》(以下简称“暂行办法”)。
第二条 本暂行办法所称的重点监控单位是指重大危险源和事故多发的特种设备使用单位以及人员聚集、社会影响面广的公共场所的特种设备使用单位。
第三条 本暂行办法适用杭州市辖区内(含各区、县、市)使用特种设备的单位。
第四条 重点监控单位根据危害程度和影响,分为省、市、县(区)三级。监管责任按属地原则落实,即区、县(市)重点监控单位应包括辖区内省、市属企业和省、市重点监控单位。

第二章 范围重点和备案登记

第五条 下列情况为确定重点监控单位的原则:
⒈ 使用危化类特种设备的单位。
(1)盛装易燃、易爆、有害介质的二、三类压力容器和工业压力管道;
(2)城镇燃气管网;
(3)液化气储配站。
2.中压及以上的热电单位
3.区域性安全隐患集中的特种设备使用单位
4.学校、幼儿园、车站、客运码头、大型商场、体育场馆、公园等公众聚集场所的特种设备使用单位
(1)大型商场、宾馆饭店、医院的电梯、锅炉;
(2)大型游乐设施、客运索道;
(3)学校、幼儿园、公共浴室的锅炉;
(4)人员聚集、社会影响面广的公共场所使用的电梯、锅炉等特种设备。
5.其它管理较混乱,存在事故隐患,安全等级低于国家标准或长期未检验、未登记注册的特种设备使用单位。
第六条 特种设备重点监控单位由区、县(市)质量技术监督(分)局按年度确认,报市特种设备安全监察机构评估后公布,并在此基础上酌情确定省、市重点监控单位。
第七条 重点监控单位应当依法对本单位特种设备重大危险源进行填表登记(见附表1),并及时报告变更情况。

第三章 管理和监督

第八条 重点监控单位新设备投用应在做到以下几点:
1、购置的特种设备必须是有制造资格单位所生产的设备;
2、特种设备安装、改造、维修工作是有安装维修资格的单位承担;
3、特种设备投用前必须到当地特种设备安全监察机构办理使用登记。
第九条 生产经营单位必须加强对重大危险源的监控管理,监控管理工作应符合下列要求:
1、建立完善重大危险源电子信息台帐,确保重大危险源信息档案及时更新;
2、建立健全重大危险源安全管理规章制度,制定重大危险源安全管理和监控实施方案,落实责任人;
3、建立对从业人员安全教育和技术培训制度,严格执行特种设备操作人员持证上岗制度。
4、建立重大危险源现场安全警戒标志,并加强重大危险源的监控和有关设备、设施的安全管理。
5、制定特种设备重大危险源的工艺参数的控制措施和日常维护保养、安全检查,安全技术标准和安全操作规程,做好运行记录。
6、严格执行特种设备定期检验制度、按期完成法定定期检验,对存在缺陷和事故隐患的特种设备应及时整治,确保安全生产。
7、根据企业生产经营情况和重大危险源信息变更情况,制定并及时修订对重大危险源的应急救救援预案,应急救援预案必须每年的进行演练。
8、存在重大危险源的单位应建立应急救援组织,配备应急救援器材、设备。
第十条 各区、县(市)质量技术监督机构应建立重点监控单位台帐,并与重点监控单位签定年度安全生产责任书,明确安全目标、责任。
第十一条 建立乡镇(街道)、区县(市)、市三级安全监察网络,落实监管责任人,对重点监控单位实施定期检查和日常监控,在能力上达到预防事故“事先能预测、预警能及时、突发有预案”。
第十二条 区、县(市)特种设备安全监察机构每年至少两次对重点监控单位现场进行监督检查,并做出书面评价报告(附表二),市特种设备安全监察机构每年至少组织一次抽查。
第十三条 任何单位和个人对特种设备重大危险源的生产经营单位的事故隐患或安全生产违法行为,均有权举报,各区、县(市)质量技术监督部门应公布举报电话并保护、奖励举报人。
第十四条 特种设备安全监察机构在实施监督检查中发现重点监控单位事故隐患或违反有关特种设备法律法规问题,应及时开出《安全监察指令书》,责令其整改,并对整改情况进行督查。

第四章 罚则
第十五条 重点监控单位有下列行为之一的,各级质量技术监督部门按照有关法律、法规、规章进行安全监察和行政处罚,并及时报告当地政府:
1、新用特种设备未按规定进行申报登记建档的;
2、未按规定进行定期检验、检测或安全评估的;
3、特种设备操作人员未经培训教育持证上岗的;
4、未对重大危险源进行申报和监控的;
5、未组织制定并实施本单位生产安全事故应急预案的;
6、隐瞒存在的事故隐患以及其他安全问题不如实上报的;
7、对重大事故预兆或者已发现事故隐患不及时采取整改措施的;
8、其他违法违规行为。

第五章 附则

第十六条 国家和省另有规定的,从其规定。
第十七条 本《办法》由杭州市质量技术监督局负责解释。
第十八条 本《办法》自2005年4月1日起试行。

附表一
杭州市重点监控单位特种设备登记表
使用单位
名称 组织机构
代码
安全管理
部门 安全管理
人员 联系电话
使用单位
地址 邮政编码 使用监管
责任人
监督单位 监督
责任人
建档日期
监控设备情况
设备类型 使用登记编号 出厂编号 设备安装地点 操作工
持证情况















使用单位监管责任人签名 年 月 日 监督单位监控责任人签名

年 月 日

附表二
特种设备重特大事故危险源监督检查记录表
使用单位
名称 组织机构
代码
安全管理
部门 安全管理
人员 联系电话
使用单位
地址 邮政编码
序号 检查项目 检查结果 备注
1 设备使用单位是否建立健全各项安全管理规章制度(如岗位责任制、管理制度、安全操作规程、运行记录等),落实监管责任人
2 是否按规定参数使用并填写运行记录,记录是否齐全、正确
3 特种设备的是否定期(法定)检验
4 管理操作人员是否持证上岗
5 设备维修保养、定期检修制度是否落实,安全附件、联锁保护是否灵敏可靠
6 使用单位是否制定应急方案和抢险措施,定期进行演练
7 特种设备是否注册登记
8 有无事故隐患、隐患有无及时整改。
监督检查意见
你单位存在上述序号______检查项目不符合要求,应立即整改,于200__年__月_日前完成,并将整改情况书面报杭州市质量技术监督局_____。逾期不整改,将按有关规定进行处罚,并责令停用。
特种设备安全监察员签名 年 月 日 使用单位负责人签名 年 月 日


推动电子文件归档工作的思考

张智涛


  与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

  纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:?

  (一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

  (二)选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位人界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文悠扬信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统,共分为教学、科研、人事管理三个子系统,正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。?

  无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度。?

  纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理保同为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。?

  电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

  清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作,制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》,分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定,并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物,还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一,会上,分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上,又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上,本着“注重职能因素”的原则,选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作,成立了两办电子文悠扬归档工作小组,由校办副主任任组长,并参照纸质文件归档范围,制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力,现已将部分电子文件归档。?

  与纸质文悠扬相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

  由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。?

  在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一,要经过审慎证证,在万无一失的情况下实行,最好以简报、情况报道类,以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏,随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要,通过网络传输到全校,供广大师生员工共享。1998年,经与档案馆反复研究后,进一步完善了上网的报刊信息,加注了刊登文章的详细出处,相当于索引,并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝,与相应的电子文件一并归档,简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理,一般查询可利用电子档案,快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅,万一电子档案被损坏,相应的纸制裁档案还保存完好。